Politique de confidentialité

En vigueur depuis le 01 janvier 2023

Introduction

Rotovia hf. respecte votre vie privée et s’engage à protéger vos Données à caractère personnel. La présente Politique vous informe de la manière dont nous prenons soin de vos Données à caractère personnel lorsque vous consultez notre site web (quel que soit l’endroit depuis lequel vous le consultez) ainsi que de vos droits en matière de protection de la vie privée et de la manière dont le Règlement (UE) 2016/679 (règlement général sur la protection des données) vous protège.

Un glossaire figurant à la fin du présent document explique les termes que nous utilisons.

1. INFORMATIONS IMPORTANTES

Objet de la présente Politique
La présente Politique a pour objet de vous informer sur la manière dont Rotovia hf. collecte et traite vos Données à caractère personnel dans le cadre de votre utilisation de ce site web, y compris toute donnée que vous pourriez fournir par l’intermédiaire de ce site web.

Ce site web n’est pas destiné aux enfants et nous ne collectons pas sciemment de données concernant des enfants.

Il est important que vous lisiez la présente Politique conjointement avec tout autre avis de confidentialité, toute autre politique ou tout autre avis relatif au traitement loyal que nous pourrions vous fournir à certaines occasions lorsque nous collectons ou traitons des Données à caractère personnel vous concernant, afin que vous sachiez parfaitement comment et pourquoi nous utilisons vos données. La présente Politique complète ces autres avis et n’a pas vocation à s’y substituer.

Responsable du traitement
Rotovia hf. se compose de différentes entités juridiques. La présente Politique est publiée au nom de Rotovia hf. ; ainsi, lorsque nous mentionnons Rotovia hf., « nous », « notre » ou « nos » dans la présente Politique, nous faisons référence à la société concernée au sein de Rotovia hf. qui est responsable du traitement de vos données. Le responsable du traitement est la société concernée au sein de Rotovia hf. dont les services sont utilisés.

Notre Responsable de la conformité est chargé de traiter les questions relatives à la présente Politique. Pour toute question, y compris toute demande d’exercice de vos droits légaux, veuillez contacter notre Responsable de la conformité à l’adresse suivante :

Rotovia hf.
Gunnarsbraut 12
620 Dalvik
Iceland
[email protected]  

Modifications de l’avis de confidentialité et obligation de nous informer des changements
Nous réexaminons régulièrement la présente Politique. La présente version a été mise à jour pour la dernière fois le 01 janvier 2023. Il est important que les Données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Veuillez nous informer de toute modification de vos Données à caractère personnel au cours de votre relation avec nous.

Liens vers des sites tiers
Ce site web peut contenir des liens vers des sites web, des plug-ins et des applications de tiers. En cliquant sur ces liens ou en activant ces connexions, vous pouvez permettre à des tiers de collecter ou de partager des données vous concernant. Nous ne contrôlons pas ces sites web tiers et ne sommes pas responsables de leurs déclarations de confidentialité. Lorsque vous quittez notre site web, nous vous invitons à lire l’avis de confidentialité de chaque site web que vous consultez.

2. Les données que nous collectons à votre sujet

Les données à caractère personnel, ou informations personnelles, désignent toute information relative à une personne physique permettant de l’identifier. Elles n’incluent pas les données dont l’identité a été supprimée (données anonymes).

Nous pouvons collecter, utiliser, conserver et transférer différents types de Données à caractère personnel vous concernant, que nous avons regroupés comme suit :

  • Les Données d’identité comprennent le prénom et le nom de famille
  • Les Données de contact comprennent les adresses e-mail et les numéros de téléphone
  • Les Données d’utilisation comprennent des informations sur la manière dont vous utilisez notre site web et nos services
  • Les Données de marketing et de communication comprennent vos préférences en matière de réception de communications marketing de notre part et de la part de nos tiers, ainsi que vos préférences de communication

Nous collectons, utilisons et partageons également des Données agrégées, telles que des données statistiques ou démographiques, à quelque fin que ce soit. Les Données agrégées peuvent être dérivées de vos Données à caractère personnel, mais ne sont pas considérées comme des Données à caractère personnel au sens de la loi, car ces données ne révèlent ni directement ni indirectement votre identité. Par exemple, nous pouvons agréger vos Données d’utilisation afin de calculer le pourcentage d’utilisateurs accédant à une fonctionnalité spécifique du site web. Toutefois, si nous combinons ou relions des Données agrégées à vos Données à caractère personnel de manière à pouvoir vous identifier directement ou indirectement, nous traitons les données combinées comme des Données à caractère personnel, qui seront utilisées conformément au présent avis de confidentialité.

Nous ne collectons aucune catégorie particulière de Données à caractère personnel vous concernant (cela inclut les informations relatives à votre origine raciale ou ethnique, à vos convictions religieuses ou philosophiques, à votre vie sexuelle, à votre orientation sexuelle, à vos opinions politiques, à votre appartenance syndicale et à votre santé, ainsi que les données génétiques et biométriques). Nous ne collectons pas non plus d’informations relatives à des condamnations pénales et à des infractions.

Si vous ne fournissez pas de Données à caractère personnel
Lorsque nous sommes tenus de collecter des Données à caractère personnel en vertu de la loi ou des termes d’un contrat conclu avec vous, et que vous ne fournissez pas ces données lorsqu’elles vous sont demandées, il se peut que nous ne soyons pas en mesure d’exécuter le contrat que nous avons conclu ou que nous cherchons à conclure avec vous. Dans ce cas, nous pourrions être amenés à annuler un produit ou un service que vous avez souscrit auprès de nous, mais nous vous en informerons, le cas échéant, le moment venu.

3. Comment vos Données à caractère personnel sont-elles collectées ?

Nous utilisons différentes méthodes pour collecter des données auprès de vous et à votre sujet, notamment :

Interactions directes

Vous pouvez nous communiquer vos Données d’identité, de contact et financières en remplissant des formulaires ou en correspondant avec nous par courrier, par téléphone, par e-mail ou par tout autre moyen. Cela inclut les Données à caractère personnel que vous fournissez lorsque vous :

  • Demandez à être contacté
  • Demandez des devis
  • Vous abonnez à notre service ou à nos publications.
  • Participez à des enquêtes de satisfaction client
  • Demandez à recevoir des communications marketing ; ou
  • Nous faites part de vos commentaires

Technologies ou interactions automatisées

Lorsque vous interagissez avec notre site web, nous pouvons collecter automatiquement des Données techniques concernant votre équipement, vos actions de navigation et vos habitudes de navigation. Nous collectons ces Données à caractère personnel au moyen de cookies, de journaux de serveur et d’autres technologies similaires. Nous utilisons Google Analytics, un service fourni par Google, Inc. (« Google »), qui utilise des cookies (fichiers texte placés sur votre ordinateur) afin d’aider les exploitants du site web à analyser la manière dont les utilisateurs utilisent le site. Les informations générées par le cookie concernant votre utilisation du site web (y compris votre adresse IP) seront transmises à Google et stockées par Google sur des serveurs situés aux États-Unis. Google utilisera ces informations afin d’évaluer votre utilisation du site web, de compiler des rapports sur l’activité du site web à l’intention de ses exploitants et de fournir d’autres services liés à l’activité du site web et à l’utilisation d’Internet. Google peut également transférer ces informations à des tiers lorsque la loi l’exige ou lorsque ces tiers traitent les informations pour le compte de Google. Google n’associera pas votre adresse IP à d’autres données détenues par Google. En utilisant ce site web, vous consentez au traitement des données vous concernant par Google de la manière et aux fins décrites ci-dessus.

4. Comment nous utilisons vos Données à caractère personnel

Nous n’utiliserons vos Données à caractère personnel que lorsque la réglementation nous y autorise. Le plus souvent, nous utiliserons vos Données à caractère personnel dans les cas suivants :

  • Lorsque nous serons en contact avec vous par e-mail, par téléphone ou dans le cadre d’un rendez-vous.
  • Lorsque nous devons exécuter le contrat que nous sommes sur le point de conclure ou que nous avons conclu avec vous.
  • Lorsque cela est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes (ou de ceux d’un tiers) et que vos intérêts et droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts.
  • Lorsque nous devons respecter une obligation légale ou réglementaire.

Veuillez consulter le Glossaire pour en savoir plus sur les types de bases légales sur lesquelles nous nous appuierons pour traiter vos données à caractère personnel.

En règle générale, nous ne nous fondons pas sur le consentement comme base légale pour traiter vos Données à caractère personnel. Si vous avez donné votre consentement, vous avez le droit de retirer à tout moment votre consentement au marketing en nous contactant.

Finalités pour lesquelles nous utiliserons vos Données à caractère personnel
Nous présentons ci-dessous, sous forme de tableau, une description de toutes les manières dont nous prévoyons d’utiliser vos Données à caractère personnel, ainsi que des bases légales sur lesquelles nous nous appuyons pour ce faire. Nous avons également indiqué, le cas échéant, quels sont nos intérêts légitimes.

Veuillez noter que nous pouvons traiter vos Données à caractère personnel sur la base de plusieurs fondements juridiques, en fonction de la finalité spécifique pour laquelle nous utilisons vos données. Veuillez nous contacter si vous avez besoin de précisions sur le fondement juridique spécifique sur lequel nous nous appuyons pour traiter vos Données à caractère personnel lorsque plusieurs fondements sont indiqués dans le tableau ci-dessous.

Finalité/Activité Type de données Base légale du traitement, y compris le fondement de l’intérêt légitime
Administrer et protéger notre activité et ce site web (y compris le dépannage, l’analyse de données, les tests, la maintenance du système, l’assistance, le reporting et l’hébergement des données)(a) Identité
(b) Contact
(c) Technique		(a) Nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes (pour la gestion de notre activité, la fourniture de services administratifs et informatiques, la sécurité du réseau, la prévention de la fraude et dans le cadre d’une réorganisation de l’activité ou d’une restructuration du groupe) (b) Nécessaire au respect d’une obligation légale
Utiliser l’analyse de données pour améliorer notre site web, nos produits/services, notre marketing, nos relations avec les clients et l’expérience client(a) Technique
(b) Utilisation		Nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes (pour définir les types de clients de nos produits et services, pour maintenir notre site web à jour et pertinent, pour développer notre activité et pour orienter notre stratégie marketing)

Cookies
Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il refuse tout ou partie des cookies ou pour qu’il vous avertisse lorsque des sites web installent des cookies ou y accèdent. Si vous désactivez ou refusez les cookies, veuillez noter que certaines parties de ce site web pourraient devenir inaccessibles ou ne pas fonctionner correctement. Pour plus d’informations sur les cookies que nous utilisons, veuillez consulter notre politique en matière de cookies figurant à l’annexe 1 de la présente politique

Changement de finalité
Nous n’utiliserons vos Données à caractère personnel qu’aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, à moins que nous n’estimions raisonnablement devoir les utiliser pour une autre raison et que cette raison soit compatible avec la finalité initiale. Si vous souhaitez obtenir des explications sur la manière dont le traitement aux fins de la nouvelle finalité est compatible avec la finalité initiale, veuillez contacter notre Responsable de la conformité.

Si nous devons utiliser vos Données à caractère personnel à une fin sans rapport avec la finalité initiale, nous vous en informerons et vous expliquerons la base légale qui nous permet de le faire.

Veuillez noter que nous pouvons traiter vos Données à caractère personnel à votre insu ou sans votre consentement, conformément aux règles ci-dessus, lorsque la loi l’exige ou l’autorise

5. Communication de vos Données à caractère personnel

Nous pouvons être amenés à partager vos Données à caractère personnel avec les parties mentionnées ci-dessous aux fins indiquées dans le tableau du paragraphe 4 ci-dessus.

  • Tiers internes
  • Tiers externes
  • Les tiers auxquels nous pourrions choisir de vendre ou de transférer certaines parties de notre activité ou de nos actifs, ou avec lesquels nous pourrions choisir de les fusionner. Nous pouvons également chercher à acquérir d’autres entreprises ou à fusionner avec elles. En cas de changement dans notre activité, les nouveaux propriétaires pourront utiliser vos Données à caractère personnel de la manière décrite dans le présent avis de confidentialité

Nous exigeons de tous les tiers qu’ils respectent la sécurité de vos Données à caractère personnel et qu’ils les traitent conformément à la loi. Nous n’autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos Données à caractère personnel à leurs propres fins et ne les autorisons à traiter vos Données à caractère personnel qu’à des fins déterminées et conformément à nos instructions.

6. Transferts internationaux

Nous ne transférons pas vos Données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen (EEE)

7. Sécurité des données

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour empêcher que vos Données à caractère personnel ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. En outre, nous limitons l’accès à vos Données à caractère personnel aux employés, agents, prestataires et autres tiers qui ont besoin d’en avoir connaissance pour des raisons professionnelles. Ils ne traiteront vos Données à caractère personnel que sur nos instructions et sont soumis à une obligation de confidentialité.

Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de Données à caractère personnel et vous informerons, ainsi que toute autorité de contrôle compétente, de toute violation lorsque la loi nous y oblige.

8. Conservation des données

Combien de temps utiliserez-vous mes Données à caractère personnel ?
Nous ne conserverons vos Données à caractère personnel que le temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles nous les avons collectées, y compris aux fins de satisfaire à toute exigence légale, réglementaire, fiscale, comptable ou en matière de reporting.

Pour déterminer la durée de conservation appropriée des Données à caractère personnel, nous tenons compte de la quantité, de la nature et du caractère sensible des Données à caractère personnel, du risque potentiel de préjudice résultant d’une utilisation ou d’une divulgation non autorisée de vos Données à caractère personnel, des finalités pour lesquelles nous traitons vos Données à caractère personnel et de la possibilité d’atteindre ces finalités par d’autres moyens, ainsi que des exigences légales, réglementaires, fiscales, comptables ou autres applicables.

Si vous souhaitez exercer l’un des droits légaux décrits dans le Glossaire de la présente Politique, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées au paragraphe 1.

Aucuns frais ne sont généralement exigés
Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos Données à caractère personnel (ou pour exercer l’un des autres droits). Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande est manifestement infondée, répétitive ou excessive. Nous pouvons également refuser de donner suite à votre demande dans de telles circonstances.

Nous pouvons être amenés à vous demander des informations spécifiques afin de nous aider à confirmer votre identité et à garantir votre droit d’accès à vos Données à caractère personnel (ou votre droit d’exercer l’un de vos autres droits). Il s’agit d’une mesure de sécurité visant à garantir que les Données à caractère personnel ne soient pas divulguées à une personne qui n’a pas le droit de les recevoir. Nous pouvons également vous contacter pour vous demander des informations complémentaires concernant votre demande afin d’accélérer notre réponse.

Délai de réponse
Nous nous efforçons de répondre à toutes les demandes légitimes dans un délai d’un mois. Il peut arriver que nous ayons besoin de plus d’un mois si votre demande est particulièrement complexe ou si vous avez formulé plusieurs demandes. Dans ce cas, nous vous en informerons et vous tiendrons au courant.

Outils de partage
Ce site web peut utiliser des outils de partage. Les outils de partage vous permettent de partager du contenu via des réseaux sociaux tels que Facebook ou Twitter. Lorsque vous utilisez l’un de ces boutons, le réseau social concerné peut placer un cookie sur votre ordinateur. Il s’agirait d’un cookie tiers déposé par le réseau social. Si vous avez des questions sur l’utilisation de ces cookies tiers, nous vous invitons à consulter la politique en matière de cookies du réseau social concerné.

10. Glossaire

Base légale

Intérêt légitime désigne l’intérêt de notre entreprise à conduire et à gérer ses activités afin de vous offrir le meilleur service/produit ainsi que l’expérience la meilleure et la plus sûre possible. Nous veillons à prendre en compte et à mettre en balance tout impact potentiel sur vous (tant positif que négatif) et sur vos droits avant de traiter vos Données à caractère personnel aux fins de nos intérêts légitimes. Nous n’utilisons pas vos Données à caractère personnel pour des activités pour lesquelles l’impact sur vous prévaut sur nos intérêts (sauf si nous avons obtenu votre consentement ou si la loi l’exige ou l’autorise par ailleurs). Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur la manière dont nous évaluons nos intérêts légitimes par rapport à tout impact potentiel sur vous pour des activités spécifiques en nous contactant

Exécution d’un contrat désigne le traitement de vos données lorsqu’il est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou à l’exécution de mesures prises à votre demande avant la conclusion d’un tel contrat.

Respect d’une obligation légale ou réglementaire désigne le traitement de vos Données à caractère personnel lorsqu’il est nécessaire au respect d’une obligation légale ou réglementaire à laquelle nous sommes soumis.

Tiers
Les autres sociétés de Rotovia hf. (agissant en qualité de responsables conjoints du traitement ou de sous-traitants), qui peuvent être établies dans d’autres pays, qui fournissent des services informatiques et d’administration de systèmes et qui assurent le reporting à la direction.

Vous avez le droit de :

Demander l’accès à vos Données à caractère personnel (communément appelé « demande d’accès de la personne concernée »). Cela vous permet de recevoir une copie des Données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons de manière licite.

Demander la rectification des Données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire corriger toute donnée incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet, bien que nous puissions être amenés à vérifier l’exactitude des nouvelles données que vous nous fournissez.

Demander l’effacement de vos Données à caractère personnel. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou d’effacer des Données à caractère personnel lorsqu’il n’existe aucune raison valable pour que nous continuions à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou d’effacer vos Données à caractère personnel lorsque vous avez exercé avec succès votre droit d’opposition au traitement (voir ci-dessous), lorsque nous avons pu traiter vos informations de manière illicite ou lorsque nous sommes tenus d’effacer vos Données à caractère personnel pour nous conformer au droit local. Veuillez toutefois noter qu’il se peut que nous ne soyons pas toujours en mesure de donner suite à votre demande d’effacement pour des raisons juridiques spécifiques qui vous seront, le cas échéant, communiquées au moment de votre demande.

Vous opposer au traitement de vos Données à caractère personnel lorsque nous nous fondons sur un intérêt légitime (ou sur celui d’un tiers) et qu’un élément de votre situation particulière vous incite à vous opposer au traitement sur ce fondement, parce que vous estimez qu’il porte atteinte à vos libertés et droits fondamentaux. Vous avez également le droit de vous opposer lorsque nous traitons vos Données à caractère personnel à des fins de prospection directe. Dans certains cas, nous pouvons démontrer que nous avons des motifs légitimes impérieux de traiter vos informations qui prévalent sur vos droits et libertés.

Demander la limitation du traitement de vos Données à caractère personnel. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos Données à caractère personnel dans les cas suivants : (a) si vous souhaitez que nous établissions l’exactitude des données ; (b) lorsque notre utilisation des données est illicite mais que vous ne souhaitez pas que nous les effacions ; (c) lorsque vous avez besoin que nous conservions les données même si nous n’en avons plus besoin, parce que vous en avez besoin pour constater, exercer ou défendre des droits en justice ; ou (d) lorsque vous vous êtes opposé à notre utilisation de vos données mais que nous devons vérifier si nous avons des motifs légitimes impérieux… de les utiliser.

Demander le transfert de vos Données à caractère personnel à vous-même ou à un tiers. Nous vous fournirons, à vous ou au tiers que vous aurez choisi, vos Données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Veuillez noter que ce droit ne s’applique qu’aux informations automatisées pour l’utilisation desquelles vous nous avez initialement donné votre consentement ou lorsque nous avons utilisé ces informations pour exécuter un contrat avec vous.

Retirer votre consentement à tout moment lorsque nous nous fondons sur votre consentement pour traiter vos Données à caractère personnel. Toutefois, cela n’affectera pas la licéité de tout traitement effectué avant le retrait de votre consentement. Si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir certains produits ou services. Nous vous en informerons, le cas échéant, au moment où vous retirerez votre consentement.