Privacybeleid

Van kracht vanaf 01 januari 2023

Inleiding

Rotovia hf. respecteert uw privacy en zet zich in voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit beleid informeert u over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan wanneer u onze website bezoekt (ongeacht vanwaar u deze bezoekt), en over uw privacyrechten en de manier waarop Verordening (EU) 2016/679 (Algemene verordening gegevensbescherming) u beschermt.

Aan het einde van dit document vindt u een verklarende woordenlijst met uitleg van de begrippen die wij gebruiken.

1. BELANGRIJKE INFORMATIE

Doel van dit beleid  
Dit beleid is bedoeld om u te informeren over hoe Rotovia hf. uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt wanneer u deze website gebruikt, met inbegrip van alle gegevens die u via deze website verstrekt. 

Deze website is niet bedoeld voor kinderen en wij verzamelen niet bewust gegevens die betrekking hebben op kinderen. 

Het is belangrijk dat u dit beleid leest in combinatie met andere privacyverklaringen, beleidsregels of verklaringen over eerlijke verwerking die wij u bij specifieke gelegenheden kunnen verstrekken wanneer wij persoonsgegevens over u verzamelen of verwerken, zodat u volledig op de hoogte bent van hoe en waarom wij uw gegevens gebruiken. Dit beleid vormt een aanvulling op de andere verklaringen en is niet bedoeld om deze te vervangen.

Verwerkingsverantwoordelijke  
Rotovia hf. bestaat uit verschillende juridische entiteiten. Dit beleid wordt uitgegeven namens Rotovia hf.; wanneer wij in dit beleid spreken over Rotovia hf., “wij”, “ons” of “onze”, bedoelen wij de betreffende onderneming binnen Rotovia hf. die verantwoordelijk is voor de verwerking van uw gegevens. De verwerkingsverantwoordelijke is de betreffende onderneming binnen Rotovia hf. waarvan de diensten worden gebruikt. 

Onze Compliance Officer is verantwoordelijk voor het toezicht op vragen met betrekking tot dit beleid. Als u vragen heeft, waaronder verzoeken om uw wettelijke rechten uit te oefenen, neem dan contact op met onze Compliance Officer via:

Rotovia hf.
Gunnarsbraut 12
620 Dalvik
IJsland
[email protected]  

Wijzigingen in de privacyverklaring en uw plicht om ons op de hoogte te stellen van wijzigingen 
Wij herzien dit beleid regelmatig. Deze versie is voor het laatst bijgewerkt op 01 januari 2023. Het is belangrijk dat de persoonsgegevens die wij over u bewaren juist en actueel zijn. Laat het ons weten als uw persoonsgegevens tijdens uw relatie met ons wijzigen.

Links van derden
Deze website kan links bevatten naar websites, plug-ins en applicaties van derden. Door op die links te klikken of die verbindingen in te schakelen, kunnen derden gegevens over u verzamelen of delen. Wij hebben geen controle over deze websites van derden en zijn niet verantwoordelijk voor hun privacyverklaringen. Wanneer u onze website verlaat, raden wij u aan de privacyverklaring te lezen van elke website die u bezoekt.

2. De gegevens die wij over u verzamelen  

Persoonsgegevens, of persoonlijke informatie, zijn alle gegevens over een persoon aan de hand waarvan die persoon kan worden geïdentificeerd. Gegevens waaruit de identiteit is verwijderd (anonieme gegevens) vallen hier niet onder.

Wij kunnen verschillende soorten persoonsgegevens over u verzamelen, gebruiken, opslaan en doorgeven, die wij als volgt hebben gegroepeerd:

  • Identiteitsgegevens omvatten voornaam en achternaam
  • Contactgegevens omvatten e-mailadressen en telefoonnummers
  • Gebruiksgegevens omvatten informatie over hoe u onze website en diensten gebruikt
  • Marketing- en communicatiegegevens omvatten uw voorkeuren voor het ontvangen van marketing van ons en van onze derde partijen, en uw communicatievoorkeuren

Wij verzamelen, gebruiken en delen ook geaggregeerde gegevens, zoals statistische of demografische gegevens, voor welk doel dan ook. Geaggregeerde gegevens kunnen zijn afgeleid van uw persoonsgegevens, maar worden wettelijk niet als persoonsgegevens beschouwd, omdat deze gegevens uw identiteit niet direct of indirect onthullen. Wij kunnen bijvoorbeeld uw gebruiksgegevens aggregeren om het percentage gebruikers te berekenen dat een specifieke functie van de website gebruikt. Als wij geaggregeerde gegevens echter combineren of koppelen aan uw persoonsgegevens, zodat u daarmee direct of indirect kunt worden geïdentificeerd, behandelen wij de gecombineerde gegevens als persoonsgegevens, die worden gebruikt in overeenstemming met deze privacyverklaring. 

Wij verzamelen geen bijzondere categorieën persoonsgegevens over u (hieronder vallen gegevens over uw ras of etnische afkomst, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, seksleven, seksuele gerichtheid, politieke opvattingen, lidmaatschap van een vakbond, informatie over uw gezondheid, en genetische en biometrische gegevens). Ook verzamelen wij geen informatie over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten. 

Als u geen persoonsgegevens verstrekt 
Wanneer wij op grond van de wet of op grond van een overeenkomst die wij met u hebben persoonsgegevens moeten verzamelen, en u die gegevens op verzoek niet verstrekt, kunnen wij de overeenkomst die wij met u hebben of met u proberen aan te gaan mogelijk niet uitvoeren. In dat geval moeten wij mogelijk een product of dienst die u bij ons afneemt annuleren, maar wij stellen u daarvan op dat moment op de hoogte. 

3. Hoe worden uw persoonsgegevens verzameld?  

Wij gebruiken verschillende methoden om gegevens van en over u te verzamelen, onder meer via:

Directe interacties

U kunt ons uw identiteits-, contact- en financiële gegevens verstrekken door formulieren in te vullen of door met ons te corresponderen per post, telefoon, e-mail of anderszins. Dit omvat persoonsgegevens die u verstrekt wanneer u: 

  • om contact verzoekt
  • een offerte aanvraagt
  • zich abonneert op onze dienst of publicaties.
  • deelneemt aan klanttevredenheidsonderzoeken
  • verzoekt om marketing aan u toe te sturen; of
  • ons feedback geeft

Geautomatiseerde technologieën of interacties

Wanneer u gebruikmaakt van onze website, kunnen wij automatisch technische gegevens verzamelen over uw apparatuur, uw surfgedrag en uw surfpatronen. Wij verzamelen deze persoonsgegevens met behulp van cookies, serverlogs en andere vergelijkbare technologieën. Wij gebruiken Google Analytics, geleverd door Google, Inc. (‘Google’), dat cookies gebruikt (tekstbestanden die op uw computer worden geplaatst) om de beheerders van de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De informatie die door de cookie wordt gegenereerd over uw gebruik van de website (inclusief uw IP-adres) wordt doorgegeven aan en opgeslagen door Google op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om uw gebruik van de website te evalueren, rapporten over de websiteactiviteit op te stellen voor de beheerders van de website en andere diensten te verlenen met betrekking tot websiteactiviteit en internetgebruik. Google kan deze informatie ook aan derden verstrekken wanneer dit wettelijk verplicht is, of wanneer deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal uw IP-adres niet koppelen aan andere gegevens waarover Google beschikt. Door deze website te gebruiken, stemt u in met de verwerking van gegevens over u door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hierboven beschreven.

4. Hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken 

Wij gebruiken uw persoonsgegevens alleen wanneer de regelgeving ons dat toestaat. Meestal gebruiken wij uw persoonsgegevens in de volgende situaties:

  • Wanneer wij contact met u opnemen per e-mail, telefoon of afspraak.
  • Wanneer wij de overeenkomst moeten uitvoeren die wij met u gaan sluiten of hebben gesloten.
  • Wanneer dit noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen (of die van een derde) en uw belangen en grondrechten niet zwaarder wegen dan die belangen.
  • Wanneer wij moeten voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting.

Raadpleeg de verklarende woordenlijst voor meer informatie over de soorten rechtsgronden waarop wij ons baseren om uw persoonsgegevens te verwerken.

Over het algemeen baseren wij ons niet op toestemming als rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u uw toestemming heeft gegeven, heeft u het recht om uw toestemming voor marketing op elk moment in te trekken door contact met ons op te nemen.

Doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens gebruiken
Hieronder hebben wij in tabelvorm beschreven op welke manieren wij uw persoonsgegevens willen gebruiken en op welke rechtsgronden wij ons daarbij baseren. Waar van toepassing hebben wij ook aangegeven wat onze gerechtvaardigde belangen zijn.

Houd er rekening mee dat wij uw persoonsgegevens op meer dan één rechtsgrond kunnen verwerken, afhankelijk van het specifieke doel waarvoor wij uw gegevens gebruiken. Neem contact met ons op als u meer informatie wilt over de specifieke rechtsgrond waarop wij ons baseren om uw persoonsgegevens te verwerken wanneer in de onderstaande tabel meer dan één grond is vermeld.

Doel/activiteit Soort gegevens Rechtsgrond voor de verwerking, inclusief de grondslag van het gerechtvaardigd belang
Het beheren en beschermen van ons bedrijf en deze website (inclusief probleemoplossing, gegevensanalyse, testen, systeemonderhoud, ondersteuning, rapportage en hosting van gegevens) (a) Identiteit
(b) Contact
(c) Technisch 		(a) Noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen (voor onze bedrijfsvoering, het verlenen van administratieve en IT-diensten, netwerkbeveiliging, het voorkomen van fraude en in het kader van een bedrijfsreorganisatie of herstructurering van de groep) (b) Noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting 
Het gebruiken van data-analyse om onze website, producten/diensten, marketing, klantrelaties en klantervaringen te verbeteren (a) Technisch
(b) Gebruik 		Noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen (om soorten klanten voor onze producten en diensten te definiëren, om onze website actueel en relevant te houden, om ons bedrijf te ontwikkelen en om onze marketingstrategie te onderbouwen)

Cookies
U kunt uw browser zo instellen dat alle of sommige browsercookies worden geweigerd, of dat u een melding krijgt wanneer websites cookies plaatsen of uitlezen. Als u cookies uitschakelt of weigert, kunnen sommige delen van deze website ontoegankelijk worden of niet goed functioneren. Voor meer informatie over de cookies die wij gebruiken, verwijzen wij u naar ons cookiebeleid in bijlage 1 bij dit beleid

Wijziging van doel  
Wij gebruiken uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld, tenzij wij redelijkerwijs van mening zijn dat wij ze om een andere reden moeten gebruiken en die reden verenigbaar is met het oorspronkelijke doel. Als u uitleg wilt over hoe de verwerking voor het nieuwe doel verenigbaar is met het oorspronkelijke doel, neem dan contact op met onze Compliance Officer. 

Als wij uw persoonsgegevens moeten gebruiken voor een doel dat daar geen verband mee houdt, stellen wij u daarvan op de hoogte en leggen wij uit op welke rechtsgrond wij dat mogen doen.  

Houd er rekening mee dat wij uw persoonsgegevens, in overeenstemming met de bovenstaande regels, zonder uw medeweten of toestemming kunnen verwerken wanneer dit wettelijk verplicht of toegestaan is

5. Verstrekking van uw persoonsgegevens  

Wij kunnen genoodzaakt zijn uw persoonsgegevens te delen met de hieronder genoemde partijen voor de doeleinden die zijn vermeld in de tabel in paragraaf 4 hierboven. 

  • Interne derden
  • Externe derden
  • Derden aan wie wij ervoor kunnen kiezen delen van ons bedrijf of onze activa te verkopen of over te dragen, of waarmee wij delen daarvan kunnen samenvoegen. Ook kunnen wij proberen andere bedrijven over te nemen of met hen te fuseren. Als ons bedrijf verandert, kunnen de nieuwe eigenaren uw persoonsgegevens gebruiken op dezelfde manier als in deze privacyverklaring is beschreven

Wij verplichten alle derden om de beveiliging van uw persoonsgegevens te respecteren en deze in overeenstemming met de wet te behandelen. Wij staan onze externe dienstverleners niet toe uw persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden te gebruiken en staan hun alleen toe uw persoonsgegevens te verwerken voor specifieke doeleinden en in overeenstemming met onze instructies.

6. Internationale doorgifte  

Wij geven uw persoonsgegevens niet door naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

7. Gegevensbeveiliging 

Wij hebben passende beveiligingsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens per ongeluk verloren gaan, op ongeoorloofde wijze worden gebruikt of ingezien, worden gewijzigd of openbaar worden gemaakt. Daarnaast beperken wij de toegang tot uw persoonsgegevens tot die medewerkers, vertegenwoordigers, opdrachtnemers en andere derden die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben. Zij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend volgens onze instructies en zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht. 

Wij hebben procedures ingesteld om met elk vermoedelijk datalek met betrekking tot persoonsgegevens om te gaan en stellen u en de bevoegde toezichthouder op de hoogte van een datalek wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. 

8. Bewaren van gegevens  

Hoe lang worden mijn persoonsgegevens gebruikt? 
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doeleinden te vervullen waarvoor wij ze hebben verzameld, waaronder het voldoen aan wettelijke, reglementaire, fiscale, boekhoudkundige of rapportagevereisten. 

Om de juiste bewaartermijn voor persoonsgegevens te bepalen, houden wij rekening met de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van de persoonsgegevens, het potentiële risico op schade door ongeoorloofd gebruik of ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens, de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken en of wij die doeleinden op een andere manier kunnen bereiken, en de toepasselijke wettelijke vereisten voor persoonsgegevens; wij houden rekening met de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van de persoonsgegevens, het potentiële risico op schade door ongeoorloofd gebruik of ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens, de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken en of wij die doeleinden op een andere manier kunnen bereiken, en de toepasselijke wettelijke, reglementaire, fiscale, boekhoudkundige of andere vereisten.

Als u een van uw wettelijke rechten wilt uitoefenen die in de verklarende woordenlijst bij dit beleid zijn beschreven, neem dan contact met ons op via de gegevens in paragraaf 1.

Doorgaans geen kosten verschuldigd
U hoeft geen vergoeding te betalen om uw persoonsgegevens in te zien (of om een van de andere rechten uit te oefenen). Wij kunnen echter een redelijke vergoeding in rekening brengen als uw verzoek duidelijk ongegrond, herhaald of buitensporig is. Ook kunnen wij in die omstandigheden weigeren aan uw verzoek te voldoen.

Wij kunnen u om specifieke informatie vragen om uw identiteit te helpen bevestigen en uw recht op inzage in uw persoonsgegevens (of op uitoefening van een van uw andere rechten) te waarborgen. Dit is een beveiligingsmaatregel om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet worden verstrekt aan iemand die geen recht heeft om ze te ontvangen. Wij kunnen ook contact met u opnemen om u om aanvullende informatie over uw verzoek te vragen, zodat wij sneller kunnen reageren.

Reactietermijn
Wij streven ernaar alle rechtmatige verzoeken binnen één maand te beantwoorden. Soms kan het langer dan een maand duren als uw verzoek bijzonder complex is of als u meerdere verzoeken heeft ingediend. In dat geval stellen wij u daarvan op de hoogte en houden wij u op de hoogte van de voortgang.

Deelfuncties
Deze website kan gebruikmaken van deelfuncties. Met deelfuncties kunt u inhoud delen via sociale netwerken zoals Facebook of Twitter. Wanneer u een van deze knoppen gebruikt, kan het betreffende sociale netwerk een cookie op uw computer plaatsen. Dit is dan een cookie van derden die door het sociale netwerk wordt geplaatst. Als u vragen heeft over het gebruik van deze cookies van derden, raadpleeg dan het cookiebeleid van het betreffende sociale netwerk.

10. Verklarende woordenlijst

Rechtsgrond

Gerechtvaardigd belang betekent het belang van onze onderneming bij het voeren en beheren van ons bedrijf, zodat wij u de beste dienst/het beste product en de beste en veiligste ervaring kunnen bieden. Wij zorgen ervoor dat wij elke mogelijke impact op u (zowel positief als negatief) en uw rechten in overweging nemen en afwegen voordat wij uw persoonsgegevens verwerken voor onze gerechtvaardigde belangen. Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet voor activiteiten waarbij de impact op u zwaarder weegt dan onze belangen (tenzij wij uw toestemming hebben of wij daartoe anderszins wettelijk verplicht of gerechtigd zijn). U kunt meer informatie krijgen over hoe wij onze gerechtvaardigde belangen afwegen tegen een mogelijke impact op u bij specifieke activiteiten door contact met ons op te nemen

Uitvoering van een overeenkomst betekent het verwerken van uw gegevens wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat een dergelijke overeenkomst wordt gesloten.

Voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting betekent het verwerken van uw persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting die op ons rust.

Derden
Andere ondernemingen binnen Rotovia hf. (die optreden als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken of als verwerkers), die in andere landen gevestigd kunnen zijn en IT- en systeembeheerdiensten leveren en managementrapportages verzorgen.

U heeft het recht om:

Inzage te vragen in uw persoonsgegevens (gewoonlijk een “inzageverzoek van de betrokkene” genoemd). Hiermee kunt u een kopie ontvangen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren en controleren of wij deze rechtmatig verwerken.

Rectificatie te vragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren. Hiermee kunt u onvolledige of onjuiste gegevens die wij over u bewaren laten corrigeren, hoewel wij de juistheid van de nieuwe gegevens die u ons verstrekt mogelijk moeten controleren.

Wissing te vragen van uw persoonsgegevens. Hiermee kunt u ons vragen persoonsgegevens te verwijderen wanneer er geen goede reden is om deze nog langer te verwerken. U heeft ook het recht ons te vragen uw persoonsgegevens te verwijderen wanneer u met succes uw recht van bezwaar tegen de verwerking heeft uitgeoefend (zie hieronder), wanneer wij uw gegevens mogelijk onrechtmatig hebben verwerkt, of wanneer wij uw persoonsgegevens moeten wissen om te voldoen aan lokale wetgeving. Houd er echter rekening mee dat wij niet altijd aan uw verzoek tot wissing kunnen voldoen om specifieke juridische redenen, die u, indien van toepassing, op het moment van uw verzoek worden meegedeeld.

Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang (of dat van een derde) en er iets in uw situatie is waardoor u op deze grond bezwaar wilt maken tegen de verwerking, omdat u vindt dat deze inbreuk maakt op uw fundamentele rechten en vrijheden. U heeft ook het recht bezwaar te maken wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken voor direct-marketingdoeleinden. In sommige gevallen kunnen wij aantonen dat wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben om uw gegevens te verwerken die zwaarder wegen dan uw rechten en vrijheden.

Beperking van de verwerking te vragen van uw persoonsgegevens. Hiermee kunt u ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens op te schorten in de volgende situaties: (a) als u wilt dat wij de juistheid van de gegevens vaststellen; (b) wanneer ons gebruik van de gegevens onrechtmatig is, maar u niet wilt dat wij ze wissen; (c) wanneer u wilt dat wij de gegevens bewaren, ook al hebben wij ze niet meer nodig, omdat u ze nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of (d) u bezwaar heeft gemaakt tegen ons gebruik van uw gegevens, maar wij moeten nagaan of wij zwaarder wegende gerechtvaardigde gronden hebben… om ze te gebruiken.

Overdracht te vragen van uw persoonsgegevens aan uzelf of aan een derde. Wij verstrekken uw persoonsgegevens aan u, of aan een door u gekozen derde, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm. Houd er rekening mee dat dit recht alleen geldt voor geautomatiseerde gegevens voor het gebruik waarvan u ons oorspronkelijk toestemming heeft gegeven, of wanneer wij de gegevens hebben gebruikt om een overeenkomst met u uit te voeren.

Uw toestemming op elk moment in te trekken wanneer wij ons op toestemming baseren om uw persoonsgegevens te verwerken. Dit heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die zijn uitgevoerd voordat u uw toestemming introk. Als u uw toestemming intrekt, kunnen wij u mogelijk bepaalde producten of diensten niet meer leveren. Wij laten u weten of dit het geval is op het moment dat u uw toestemming intrekt.